一、时间管理基本认知

时间是企业除了人、财、物之外一种重要的资源。

时间管理的本质是自我管理与任务管理。自我管理如对个性（拖拉）的管理，任务管理如对事情重要性的排序。

所谓的“没有时间”，本质上是“（相对）不重视”。重视的事情，没有时间也会挤出时间。

人人都要有时间意识，包括知时、惜时、守时、用时。知时，主要就是要有时间意识，做任何事情都要考虑时间因素（是否合适，是否够用，等等），前提是大家对时间有统一的标准。因此，一家单位所有人的表、所有地方的表（如前台考勤、会议室、办公室）时间必须是一致的，要有人经常检查并校正，并要求全员以此为标准；惜时就是珍惜时间，这是时间管理的起点与根本；守时就是准时，适当提前是允许或鼓励的，但有时候提前太多（如拜访别人）也不是守时；用时就是要用好时间，一味地忙并非时间管理，可能由“忙”到“茫”，甚至“盲”。

职场人士尤其是管理者，需要不断提升会议管理的能力。

二、会议时间管理

1、只开必要的会议

会议是沟通的一种形式（主要指内部会议，外部会议还有业务需要），是一种群体沟通。因此开会之前首先要明确目标，如果发现会议达不到目标或有更好的形式，那就可以不开。可开可不开的会，不开。

2、开会时间合适

时间是否合适，从大处说，是“天时”，从小处说，是“知时”。

首先，要兼顾大多数人的时间。与会人数少的，可以一一调研；人数多的，可以抽样调研，尽量兼顾大家的时间。

其次，要考虑单位的工作安排。例如，部门开会时，要了解同期单位是否有安排；行政部门开会时，要考虑业务部门是否要活动，反之亦然。

再次，要以人为本。无特殊情况，尽量避开节日等特殊日期，尽量不要选择邻近午餐时、下午下班时的时间召集会议。

3、提前通知开会，通知到位

通知开会要有提前量。原则上讲，一般的会议至少要提前一天通知与会者，因为与会者可能因出差或病假等不在办公室。越重要的会议提前的日期越多。我们可以理解偶尔有临时通知开会，但若偶尔变成经常，那就说明我们没有做好计划，就可能出现因为大量与会者时间不合适而取消会议的情况。

事先告知与会者会议议程。与会者大多希望知道会议中要讨论哪些事项，而不喜欢到了会场才知道讨论主题，因此尽可能事前将议程分发给大家，将要求大家学习了解的资料提前发给大家（不合适的除外）。提前发给大家不仅节约了会议现场临时学习的时间，而且也有助于更充分的理解。因为有的人是视觉型的（看书面资料更有助于理解），有的人是听觉型的（听更有助于理解）。

4、设计议程时考虑时间

不管面向单位外部的会议，还是单位内部的大会，在设计议程时都要计算时间，要计算单项议程的时间，然后算出大概的总时间长度。要清楚议程中哪些事项的时间是基本确认的，哪些是可能变动的（如领导与专家报告），哪些是可以灵活掌握的（如主持词时间，或自己领导的讲话时间）。同时还要有一个计划的时间标准，据此来调整议程。

要考虑到意外事件带来的时间尴尬。如外部大会中，报告专家因交通原因堵在路上，无法准时开会。这种情况下一般都会等，但如果等待时间过长，显然也不好，因此就需要提前计划好此类情况的应对措施。如准备一些经典的管理培训光盘播放，或者提前准备一位专家或主持人来填补这个时间。

内部会议中，原定的议程没有进行完，或通过延长会议时间才进行完，就是因为对某项具体议程所需要的时间没有充分预计。

按照时间管理的要求，在拟定议程表时，记着要把较重要的议题拟在上方，依次而下。因为随着会议的进行，与会者的专注力会随着时间而涣散。

5、避免迟到

不迟到早退，领导要以身作则。对于迟到的人员，要有必要的惩罚。除了直接罚款外，还可以自罚时间（迟到的讲话人将原计划的讲话时间压缩），或轻微体罚（如柳传志对老领导及自己迟到的罚站）。一些新颖的方法也可以尝试，如群体注视，即与会者对迟到者进行集体目标注视30秒或1分钟，无需讲话，足以让迟到者留下终生难忘的印象。

6、避免发言超时

发言是一个很容易超时的环节。原因多方面，如没有人与发言者沟通讲话时间，或者虽然沟通了时间却没有受到重视（没有实际演练的讲话，经常会对实际需要的时间判断失误）。上述沟通环节，会议负责人或议程设计人应该起到负责作用。在会议开始环节，主持人应该起到至关重要的作用。应对唠叨型、干扰型、强势型等各种类型的发言者，都有相应的技巧。

会议主持人是会议的现场总控，要确保议程的顺利进行，及时将偏离议程的现象引导到主题上。对于部分与会人员讲话时不能遵守规定时间的情况，主持人要果断提醒，掌控议程，绝不能听之任之，让时间无限延后。

7、注意中场休息，准时结束

    这个似乎是最简单的，但我们经常忘记。讲话人、主持人讲得兴起，忘记了时间，忘记了人有三急，下面的人可就坐不住了。因此，半天的议程，无特别情况，一定要有一次休息时间。即使因特别情况不休息，也要提前说明，允许与会者可以出去方便。同样，该结束的时间要准时结束，主持人最后的点评不要太多。