《智慧研发管理》作者谢宁老师：关于中小企业产品数据规范化管理的探讨

在接触许多高科技和制造业企业中，发现企业无一不谈到企业业务数据的混乱和对此显露出来的无奈之情。国内中小企业产品数据管理和国外标杆的差距到底有多大？或许我们看看下面一个例子便能体会到。

   2009年2月26日，“消失”十来个月的上海百年老桥——外白渡桥——经过工程人员的施工，又重新屹立在了上海外滩原址。这座承载着上海百年变迁的老桥将以它沧桑而浪漫的风采继续着它的新生。

   这座中国第一座全钢架结构的百年老桥这次短暂的“消失”，源于一封来自英国的信函。07年底，上海市政工程管理局收到了英国霍华思?厄斯金公司(HowarthErskineLtd.)寄来的外白渡桥“体检通知单”，提醒该桥梁的设计使用年限100年，现在已经到期，请注意维修，并建议“检修水下的木桩基础混凝土桥台和混凝土空心薄板桥墩”等等。

正是来自国外的郑重提醒，为市政设计施工的决策提供了有力的参考。在上海城建档案馆内存有外白渡桥的设计建造图纸及历年大修图纸档案共计6卷。已经泛黄的正式设计图纸上表明图纸绘制日期是1903年8月25日。虽说是由手工绘制而成，但线条却是工工整整，每一数据都不差分毫。这些清晰准确的原始数据让百年老桥在消失的十余个月里做到了“修旧如旧”。    

    试问：

假设没有进行产品生命周期管理，英国设计公司会触发这份“体检通知单”吗？

假设英国设计公司和上海档案馆内部没有百年老桥的相关记录，会怎样？

假设英国设计公司当初的手绘图纸不讲绘图规则，杂乱无章，会怎样？

相比之下，国内企业

能够拿出以前的产品设计文档吗？

拿出的设计文档能够让后面的设计人员读懂吗？

除了一些必需的电路图纸和软件代码，还有逻辑清晰，内容完整，关系一致的配套设计文档吗？

产品数据应用到了产品生命周期管理中了吗？能够像英国设计公司那样触发“体检通知单”吗？

   上面案例或许太遥远了，对于喜欢“差不多”先生的中国人来说，感触不深。

因为企业产品数据管理因素，查找相关资料消耗了研发设计人员工作时间的20%-30%。笔者曾经在一家中型高科技企业见过这样的场景：一位新的研发总监就职后，在结构设计部门巡看的时候，发现纸件文件占据了办公室大部分面积，了解情况后，说了一句“这是七八十年代的管理水平”。这里提到一个问题是在传统上，产品数据主要是文本和图纸，采用纸张作为载体，而对于现在竞争形势和企业管理水平来说，那就太低了，太消耗工程师的时间了。因此，产品数据管理需要向IT化发展，产品数据成为企业IT系统的重要基础数据，产品数据管理在企业的作用和地位大大提升。

   产品数据管理不仅仅是为了提高工作效率，它对于产品研发、供应链、销售都发挥着基础性的作用。产品数据管理对产品研发的作用：

①将个人技术和经验转化为企业“知”产，使企业摆脱对个人技术和经验的依赖；

②促进研发流程的固化——“落地”，对研发过程的质量和效率有重要影响；

③进行技术积累，促进技术继承；

④产品数据流程是保证研发内部、研发内外工作协调一致的重要纽带；

⑤是研发通向制造、销售和售后服务的桥梁（信息流）；

    产品数据对供应链、产品销售的作用？

① 提供产品基础数据，使企业得以采用供应链和销售管理IT系统;

② 协助企业供应链提高发货准确率，降低库存呆死料损失，提高库存周转率；

③ 支持企业产品定制化销售。

    既然产品数据管理这么重要，对于一般中小企业来说，应该采取什么样的策略和步骤？笔者见过最多的情况是很多企业倾向于上IT系统，如ERP、PDM，SCM、CRM等。盲目上线这些IT系统并不能很好解决企业存在问题，企业往往在没有搞清楚自己的业务问题、业务规则和产品数据管理知识的时候，进行IT系统选型是非常不利的，因为IT系统只有服务、优化了业务才有其价值。

   一般中小企业在产品数据过程需要遵循的步骤如下：

“流程优化”

“技术文档管理规范化”

“产品数据规范化、效益化（BOM数量降低等）”

“产品数据管理IT固化”

   之所以将IT系统的上线放在最后，是因为企业业务流程、产品数据规则在没有很好梳理清楚的情况下，匆忙上IT 系统会出现前后矛盾，生产很多无价值的活动，会导致业务的混乱。笔者曾经见过一家小企业一开始就上线ERP、PLM系统。其产品数据业务规则没有很好完成梳理，导致在ERP上线时候，出现很多矛盾、没有准备好的地方。而且该PLM也极其不好操作和不稳定，员工比较抗拒。后来，在我们对其现状进行分析后，建议其重点首先是整理产品数据业务管理体系优化，根据这设计成果和业务需求，进行IT选型，发现该企业业务需要快速响应，公司产品和人员较为简单，如果简单地采取“ERP+PLM”模式直接带来的就是过程复杂和缓慢。后来进一步明确文档如何实现管理和结构化数据如何实现管理要求，通过“ERP（结构化数据）+PLM（文档）”模式进行IT选型。